Laten we het hebben over het meest interessante onderwerp van ondernemen: administratie. Not really natuurlijk, maar het is wel een cruciaal onderdeel van elke onderneming, of je nu een startende zzp’er bent of een mogul.
Waar je naar wilt streven als het gaat om je administratie:
- Het moet zo weinig mogelijk tijd van je kosten
- De uitvoering moet efficiënt zijn in snelheid én kosten
- Je moet alle data snel inzichtelijk hebben
Als iemand die het haat om bezig te zijn met administratie, heb ik maximaal mijn best gedaan om er minimaal mee bezig te zijn. Ik deel graag de tips die ik al tien jaar toepas met je.
Tip 1: gebruik het meest geschikte boekhoudpakket
Vanaf dag 1 wil je een boekhoudpakket gebruiken als freelancer. No question. Maar hoe kies je een pakket in een wereld met 80.000 mogelijkheden en iedereen die wat anders aanraadt?
Dit zouden je criteria moeten zijn bij het kiezen van een pakket:
- Het pakket moet niet van je boekhouder zijn. Dan zit je vast aan een enkele leverancier, dat noemen we ook wel een vendor lock-in. Wil je dan ooit switchen van boekhouder, moet je alles overzetten naar een nieuwe tool. Niet wat je wil.
- Je wilt dat er een online interface is. Pakketten die je moet downloaden zijn log, je moet steeds nieuwe dingen installeren en grote kans dat dingen vaak niet werken.
- De prijs moet laag zijn. Het is onnodig om als zzp’er een duur boekhoudpakket aan te schaffen. Er zijn namelijk plenty goedkope tools die precies doen wat je nodig hebt.
- Er moet een trackrecord zijn. Elke week verschijnt wel weer een nieuwe startup die het compleet anders wil doen qua administratie. Het probleem is dat 9 van de 10 startups een jaar later niet meer bestaat. Kies een tool die al een tijdje meegaat en het liefst veel gebruikers heeft, zodat je weet dat je niet continu van tool moet switchen.
- Andere freelancers moeten de tool positief beoordelen. Als je een tool kiest die lang bestaat en veel wordt gebruikt, kun je vast reviews vinden. Zijn deze overweldigend positief, dan zit je goed met deze tool.
Zelf gebruik ik al tien jaar Moneybird voor mijn administratie. Lees hier meer tools die ik gebruik.
Tip 2: open een aparte zakelijke rekening
Regelmatig spreek ik andere freelancers die al hun zaken doen vanaf hun bestaande privérekening. Misschien doe je dat ook, of ben je dat van plan. Want het is niet perse nodig om een nieuwe bankrekening te openen, dus dat scheelt weer een stap, is wellicht je redenering.
Mijn advies: open die zakelijke rekening. Allereerst scheidt je zo je business van je privézaken. Dit maakt het makkelijker om je uitgaven zakelijk en privé van elkaar te scheiden, maar ook om overzicht te houden op hoeveel geld je zakelijk hebt en ook nog belasting over moet betalen.
Een nieuwe rekening is tegenwoordig zo geopend. Waarschijnlijk kun je dit zelfs doen bij je huidige bank in een online omgeving.
Je kunt zelfs een stap verder gaan, zoals Dennis Pettinga op Linkedin comment onder mijn post over dit blog:
Open meerdere bankrekeningen.
Waarom? Door meerdere rekeningen te hebben kan je eenvoudig(er) je geld reserveren.
- Salaris
- Vaste kosten
- BTW
- Inkomstenbelasting
- Reserveringen
Zelf werk ik met 4 zakelijke bankrekeningen.
- Eentje waar alles op binnenkomt en vaste kosten (incl. m’n ‘salaris’) van betaald worden.
- BTW
- Reservering IB
- Reservering terugkerende jaarlijkse kosten en variabele eenmalige uitgaven
Elke twee weken schrijf ik geld over naar de verschillende rekeningen, obv percentages. Zo weet ik altijd precies wat ik te besteden heb en hoef ik me nooit zorgen te maken om belastingaangiftes.
Tip 3: automatiseer zoveel mogelijk
Zoals je in het begin van dit artikel las: je wilt zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn met je administratie. Dit betekent ook dat je maximaal wilt automatiseren. Dit zijn zaken die je kunt automatiseren:
- Automatisch jezelf ‘loon’ uitkeren elke maand. Als eenmanszaak heb je niet een echt salaris, maar je kunt jezelf wel een vast bedrag per maand automatisch uitkeren.
- Betaal belasting automatisch. Je inkomstenbelasting mag je per maand in vaste bedragen betalen. De opdrachten kun je inplannen in je bankomgeving.
- Betaal zoveel mogelijk met automatische incasso. Het is irritant als je elke kleine terugkerende betaling handmatig moet doen.
- Stuur facturen automatisch naar je boekhoudpakket. Bij een fatsoenlijke administratietool heb je een inbox waarnaar je inkomende facturen kunt sturen. Zorg dat je een filter instelt in je mailbox, zodat facturen automatisch in je boekhoudpakket terechtkomen.
- Stuur automatische facturen. Heb je klanten met een abonnementsmodel? Stuur dan automatisch een factuur aan het einde van de maand.
Afhankelijk van je business kun je misschien nog wel meer automatiseren in je boekhouding. Blijf scherp op alle taken die je wekelijks of maandelijks herhaaldelijk uitvoert en kijk of je hier een automatiseringsslag in kunt maken.
Tip 4: schakel een boekhouder in
Ik raad aan om vrij snel in je freelance-carrière een boekhouder in te schakelen. Helemaal wanneer je boekhouding redelijk simpel is, kost het een boekhouder vrij weinig tijd om te helpen. Tussen de €75 en €100 per maand zou iemand je al kunnen helpen.
Waarom zou je een boekhouder inschakelen?
Je maakt gebruik van belastingvoordelen
Er zijn nogal wat belastingvoordelen voor zelfstandigen. Soms verdwijnen er enkele, soms komen er nieuwe bij. Jij bent met je eigen vak bezig en bent vaak niet op de hoogte van alle mogelijkheden. Ik bedoel, weet jij precies hoe het volgende werkt?
- MKB winstvrijstelling
- Investeringsaftrek
- Milieuinvesteringsaftrek
- Startersaftrek
- Meewerkaftrek
- Stakingsaftrek
- Afschrijving van je laptop
Om nog niet te spreken over hoe het qua belasting en zakelijke kosten werkt wanneer je op het werk luncht, of buiten de deur luncht en wat maximum-bedragen zijn voor zulke etentjes. Als je gebruik wilt maken van de belastingvoordelen die er voor je zijn, heb je simpelweg een boekhouder nodig, of je moet zelf de tijd en wil hebben om een boekhoudcursus te volgen. En laten we eerlijk zijn: daar heeft niemand zin in.
BTW-aangifte en jaaropgaaf altijd correct
Met de belastingdienst wil je niet per se ruzie. Het is daarom belangrijk dat je belastingaangiften correct gebeuren en tijdig ook je belasting betaalt wordt. Een boekhouder werkt bij voorkeur in je eigen boekhoudpakket (niet andersom!) en werkt daar alles dusdanig bij, dat je precies weet hoe je belastingaangiften eruitziet. Misschien heeft je boekhoudpakket zelfs opties om je belasting in te dienen of met een druk op de knop te genereren. Maak daar gebruik van. Doe zo weinig mogelijk zelf.
Je bespaart tijd
Tijd is de enige echte schaarste die we hebben. Je wilt de tijd die hebt als ondernemer zo efficiënt mogelijk inzetten. Je kunt beter bezig zijn met voor klanten werken, personal branding of netwerken dan met je boekhouding zitten prutsen.
Je wint advies over financiële keuzes
Je herkent vast wel dat je soms twijfelt of iets wel of niet zakelijk is. Zoals je Airbnb die je voor je workation wilt boeken. Of dat je twijfelt of iets een slimme investering is of niet. Dat is waar een boekhouder ook handig voor kan zijn. Eén appje en je weet meteen of je die Airbnb volledig zakelijk mag boeken of dat je een percentage privé voor je rekening moet gaan nemen.
Tip 5: zorg dat alles altijd is bijgewerkt
Het ergste dat je kan overkomen is dat je administratie niet is bijgewerkt. Dit geeft je onnodig veel onrust, want je hebt geen inzicht, geen overzicht en je weet niet wat je aan belasting moet achterhouden.
Zorg dat altijd elke maand:
- Je bonnetjes zijn geupload
- Je bonnetjes gekoppeld zijn aan je uitgaven
- Facturen zijn verstuurd
- Facturen van vorige maand zijn betaald
- Betaalde facturen zijn verwerkt
- BTW betalen, dit kan om de drie maanden zijn
- Facturen betaalt
Samenvatting
Boekhouden is niet het meest leuke dat bij freelancen hoort, maar het hoort er wél bij. Minimaliseer de frustratie en de tijd dat je ermee bezig bent. Checklist:
- Gebruik het meest geschikte boekhoudpakket
- Open een aparte zakelijke rekening
- Automatiseer zoveel mogelijk
- Schakel een boekhouder in
- Werk alles tijdig bij
Vond je dit artikel interessant? Check dan mijn boek over freelancen: SUPERFREELANCER. Vol met praktische tips zoals in dit artikel.
