Onlangs postte ik een artikel op Linkedin over de tools en software die topfreelancers gebruiken. Niet alleen werd deze post goed ontvangen, men discussieerde hevig mee over welke tools en alternatieven ze zelf in hun arsenaal hebben. Na ze zelf geprobeerd en onderzocht te hebben, volgt hier een top 10 van de tools voor freelancers en zzp’ers.
Welke tools moet ik gebruiken?
Vooropgesteld, je hoeft geen tools te gebruiken. Een tool of stukje software is niets meer dan een instrument om je werk makkelijker of beter uit te voeren. Een tool is niet een magisch iets dat al je problemen oplost. Vaak zie je dat mensen continu aan het tool-hoppen zijn, want misschien is software X toch nét iets beter dan software Y. In mijn ogen zonde van je tijd. Kies een tool dat 80% doet wat je wil, commit aan die tool en maak het onderdeel van je werkproces.
Tools die ik vooral aanraad, zijn tools die wezenlijke problemen oplossen. In mijn ogen zijn er een paar belangrijke processen die je met software wilt aanpakken, waar elke zelfstandige mee te maken krijgt. Dat zijn:
- Facturering. Wat je niet wilt is in de weer zijn met eigengemaakte facturen die je met een tekstverwerker aanmaakt. Zonde van je tijd. Ook verlies je het overzicht, wat stress oplevert. De tools waarmee je factureert schaf je aan voor een paar Euro per maand. Absoluut een must-have voor alle zzp’ers en freelancers.
- Projectmanagement. Als je met klanten werkt, zelfs als je zelf wat projectjes hebt, is een projectmanagement tool geen overbodige luxe. Ook zulke tools zijn vaak gratis of goedkoop. Ze geven je niet alleen overzicht, ook voer je discussies bij projecten of specifieke to-do’s. Dat is 100x beter dan e-mailtjes zonder context, met daarin een waslijst aan feedback dat bij tien to-do’s hoort.
- Wachtwoordmanagement. Heb je één wachtwoord voor al je logins? Dan ben je af. Kwestie van tijd tot je een hack meemaakt. Regelmatig wordt een stukje software gehackt en ligt je wachtwoord op straat. Het is nodig dat je unieke, moeilijke wachtwoorden gebruikt voor je logins. In combinatie met 2FA. Een wachtwoord-tool houdt alles overzichtelijk voor je én zorgt at je makkelijk en snel inlogt in al je online omgevingen en tools.
Alle genoemde tools buiten deze processen zijn nice-to-haves. Dat betekent niet dat ze niet veel waarde toevoegen. Afhankelijk van je expertise, branche of passies, zul je veel hebben aan bepaalde tools.
1. Trello of Asana
Zoals genoemd is een projectmanagementtool onmisbaar als je werkt met klanten of zelf meerdere projecten hebt. Zo schreef ik een boek, maak ik een cursus en heb ik plannen om alles te vertalen. Zonder goede PM-tool ben ik totaal het overzicht kwijt. Ook heb ik als freelancer nog eens tien klanten waar ik marketingcampagnes voor voer en mee overlegd. Met een tool als Trello of Asana rangschik je taken, werk je efficiënt samen en discussieer je de nodige zaken bij elke to-do.
2. Toggl of Timely
Als zzp’er of freelancer werk je vaak op uurbasis voor je klanten. Ook al doe je dat niet, wil je toch inzicht hebben in waar je tijd aan besteedt. Er zijn diverse tools Houd bij hoeveel tijd je waar aan besteedt, Toggl en Timely worden veel genoemd als handige, efficiënte tools.
3. Pocket
We leven in een wereld waarin het niet meer normaal is om ‘s ochtends het krantje uit de brievenbus te vissen. Onze informatie consumeren we veelal online. Een probleem daarmee is dat we de hele dag door artikelen tegenkomen die wel interessant zijn, maar we even geen tijd voor hebben. Je weet zelf dat als freelancer je meteen bent afgeleid als een klant belt of mailt. Hier komt Pocket om de hoek. Met deze tool sla je interessante artikelen op en lees je ze later.
4. Slack
Bellen en mailen is handig, maar heb je wel eens geprobeerd te chatten met klanten en mede-freelancers? Het is het beste van twee werelden. Minder obtrusive dan bellen en efficiënter dan e-mail. Slack is een tool waarin je kanalen maakt en per kanaal met specifieke mensen chat.
5. Moneybird
Zoals genoemd in de intro, wil je niet als zzp’er zelf in de weer zijn met tekstbestandjes waarin je facturen maakt. Voor iets meer dan een tientje gebruik je een tool als Moneybird en factureer je netjes en overzichtelijk je klanten. Ook heb je je complete boekhouding in Moneybird, wat belastingtaangifte niet leuker, maar wel makkelijker maakt.
6. Canva
We zijn allemaal wel een beetje bezig met marketing als freelancer. Of dit nu op Insta, Linkedin, Facebook of op je eigen website is. Je kent vast het probleem dat je een mooi stukje tekst hebt geschreven, maar een banner of afbeelding maar lastig is te maken. Dit is wat Canva voor je oplost. Met deze tool maak je snel designs voor offline en online media-uitingen.
7. Google Workspace of ZoHo
Mail, agenda, documenten en presentaties in één omgeving. Dat is wat Google Workspace doet. Het ding is alleen dat Google niet heel erg bekend staat om de netheid qua privacy. Vind je de AVG en privacy erg belangrijk, kijk dan vooral naar alternatieven als ZoHo, die een stuk netter omgaan met de privacyregels.
8. IFTTT of Zapier
Veel tools en software komt met integratiemogelijkheden. Soms echter ook niet. Maar daar zijn oplossingen voor. Praktisch voorbeeld: als je bijvoorbeeld een boek verkoopt in WordPress, en je wilt facturen doorsturen naar Moneybird, kan dat misschien niet automatisch. Dan kun je een tool Als IFTTT of Zapier gebruiken. Bijna elke tool knoop je aan elkaar met software als dit.
9. Bitwarden, Lastpass of OnePassword
Je kunt als freelancer of zzp’er niet zonder wachtwoordmanager. Kan gewoon niet. Al je wachtwoorden wil je beheren in een enkele, veilige tool. Zorg dat je goed onderzoek doet naar de beschikbare tools en kies een stukje software dat perfect past bij wat jij zoekt. Zo hebben bepaalde tools offline apps, browserintegraties en apps voor op je telefoon, zodat je altijd je logins bij de hang hebt.
10. Todoist
Projectmanagementtools zijn handig voor projecten en samenwerkingen, maar niet altijd nodig voor eigen projecten. Een simpele to-do app om je dagelijkse taken in bij te houden is Todoist.
Een keurig lijstje tools voor de freelancer met ambitie, als je het mij vraagt. De beste tools die ik zelf gebruik, en veel meer praktische tips voor freelancers lees je overigens in mijn boek SUPERFREELANCER. Nog niet gelezen? Doe jezelf een plezier en bespaar met dit boek tien jaar leertijd als freelancer.
