Selecteer een pagina

Hoe communiceer je efficiënt met opdrachtgevers als freelancer?

Onlangs gaf ik een presentatie bij de Hanzehogeschool over freelancen. Een vraag die mij werd gesteld is “hoe communiceer je efficiënt met opdrachtgevers?”. Dit is typisch zo’n vraag waar je zelf niet echt meer over nadenkt, maar eigenlijk heel belangrijk is.

Efficiënte en effectieve communicatie zorgt namelijk voor twee zaken:

  1. Tevreden opdrachtgevers
  2. Rust in je workflow

Krijg tevreden opdrachtgevers

Tevreden opdrachtgevers krijg je door 50% goed werk te leveren en de andere 50% komt door goed te communiceren. Je opdrachtgevers willen graag weten:

  • Wat je plannen zijn voor de aanpak
  • Hoe de planning gaat verlopen
  • Wanneer zij feedback moeten geven
  • Wanneer meetings plaatsvinden
  • Hoe lang meetings duren
  • Wanneer jij rapportages stuurt
  • Waarom resultaten goed of slecht zijn (en wat je met die informatie gaat doen)

Om maar wat te noemen. Als je iemand bent die alleen mailt of belt als er iets aan de hand is, is er een grote kans dat je opdrachtgever zich een beetje verwaarloosd voelt. Je opdrachtgever wil het gevoel hebben dat je als freelancer serieus bezig bent met de opdracht en daar hoort een bepaalde maten van op de hoogte gehouden worden bij.

Breng rust aan in je workflow

Als je continu reactief communiceert, of afhankelijk bent van wanneer je denkt dat het nodig is om te communiceren, maak je een fout. Allereerst is dit een goed recept voor ontevreden opdrachtgevers. Daarnaast mis je een systeem. En zonder systeem doe je dingen hap-snap zonder structuur. Dit zal altijd zorgen voor onrust.

Tips om efficiënt te communiceren

Goed. Communicatie is belangrijk. Maar als freelancer wist je dit al. Laten we de tips induiken die je helpen met hoe je werkt aan je communicatie:

Plan meetings op vaste tijdstippen

Een goede manier om in contact te blijven met je klant is door (online) meetings te plannen. Op zulke momenten zend je niet alleen informatie, je krijgt ook directe respons. Zo weet je wat er speelt van beide kanten en wat de verwachtingen zijn voor de komende periode.

Gebruik minder e-mail en meer projectmanagementtools

E-mail is een vrij onhandig medium. De laatste e-mails lees je als eerste en alles is een onsamenhangend verhaal. Beter is een projectmanagementtool. Werk je in Basecamp, Trello of Asana, dan is alle communicatie gelinkt aan een project of specifieke to-do. Informatie is makkelijk terug te vinden, maar ook goed overdraagbaar. Komt iemand in een project binnen, is het handig dat alle communicatie is geclusterd op logische plekken. Meer over zulke tools lees je in het blog 9 tools die de top freelancers gebruiken.

Wees pro-actief in je communicatie

Wees niet reactief. Ga je een deadline niet halen? Klim in de pen. Komt er onvoorziene informatie naar boven? Laat het weten. Haal je goede resultaten met je werk? Maak je opdrachtgever even blij met een appje. Wat je in ieder geval wil voorkomen is dat de opdrachtgever aan jou moet trekken om informatie te delen. Dat is precies waar veel frustraties ontstaan en samenwerkingen op kapot gaat. Wees pro-actief in je communicatie en houd de lijnen kort met je opdrachtgevers.

Voed je opdrachtgevers op om beter te communiceren

Niet elke opdrachtgever werkt op dezelfde manier qua communicatie. De een belt je elke vrijdagavond, de ander appt je elke maandagochtend om 08.00. Houd je hier geen grip op, dan leef je volgens de agenda van externe personen. Niet wat je moet willen. Probeer een manier te vinden die voor jullie beide werkt. Bel je liever dan dat je vijf mails heen en weer stuurt? Plan elke week een korte call in. Zie je elkaar liever dan dat je appjes uitwisselt? Plan een Zoom call in elke vrijdagmiddag. Dat jij de persoon bent die wordt ingehuurd, betekent niet dat jij je hoeft te gedragen zoals je opdrachtgever dat wil. Jij wordt ingehuurd om een bepaald resultaat te leveren. Als daar een manier van communicatie bij hoort die dit faciliteert van jouw kant – streef er dan ook naar om je communicatie in samenwerkingen zo in te richten.

Blokkeer tijd voor communicatie

Liever werk je dan dat je communiceert. Het risico hiervan is dat je onvoldoende tijd vrijmaakt om te communiceren met je opdrachtgevers. Voor je het weet is het vijf uur en ben jij af en je opdrachtgever zit al bijna aan de piepers. Herkenbaar? Plan dan vaste tijdstippen waarop je communiceert. Bijvoorbeeld elke woensdagochtend blokkeer je twee uur om voor alle klanten een rapportages te maken en te mailen en plan je vier telefoontjes. Zo krijg je een systeem en ben je niet afhankelijk van random momenten waarop je zin hebt om te gaan communiceren.

Is communicatie een herkenbare struggle voor je? In deze blog lees je nog zeven struggles die je mogelijk ervaart: 7 struggles als freelancer + oplossingen.