Ik maak vanaf het begin van mijn freelancen gebruik van Moneybird. Dat is dus sinds 2012. Volgens mij lang genoeg om eens een oordeel te vellen over dit boekhoudprogramma. Laten we het hebben over de kosten, voordelen, features en ook de kritische punten.
Wat is Moneybird?
Moneybird is een tool om je boekhouding mee te doen. Voor zzp’ers, maar ook voor grotere ondernemingen. Oorspronkelijk was het meer een tool om facturen mee te sturen, inmiddels is de software uitgebreider. Zo uitgebreid dat je hele administratie, offertes en belasting te managen valt vanuit de tool.
Ze noemen zichzelf “boekhoudpakket dat zich richt op de ondernemer”. Ze claimen gebruiksvriendelijkheid en dat het boekhouden leuker maakt. Dit laatste durf ik in twijfel te trekken, noem mij een pessimist, ik denk dat boekhouden simpelweg niet leuker kan. Efficiënter en simpeler, dat misschien wel.
Dit probeert Moneybird dan ook. Ze zijn een ‘alles-in-1’ pakket, zegt hun website. Dat is een containerbegrip waar je weinig mee kunt, maar als iemand die de tool al 10+ jaar gebruikt kan ik zeggen dat Moneybird echt wel heel compleet is. Dit is waar ik het voor gebruik:
Facturen maken
Het is redelijk essentieel voor freelancers om facturen te kunnen sturen. Wat je niet wilt is in Word-documenten lopen kutten en je betalingen bijhouden een spreadsheet. Zonde van je tijd en frustratie. Er zijn genoeg tools op de markt voor een paar euro per maand die dit proces voor je stroomlijnen. Moneybird is er zo een.
Als ik facturen moet maken, log ik in in Moneybird, maak ik een nieuwe factuur in een paar klikken en verstuurd hem. Bij nieuwe klanten zoek ik op het KvK-nummer en hij vindt automatisch de bedrijfsgegevens. Dan vul ik het mailadres in van mijn contact en het bedrag voor op de factuur. Send.
Bij bestaande klanten is het proces nog makkelijker. Dan kopieer ik de laatst-verstuurde factuur, vul het nieuwe bedrag in en verstuur hem.
Facturen sturen
Hoe dat dan werkt, die factuur versturen? Moneybird stuurt vanuit de tool via de mail de factuur naar je klant. Die krijgt hem als een PDF bestand. Je kunt zelfs er betaalopties aan toevoegen, wat ik dan ook doe. Mensen kunnen gewoon via een druk op de knop uit de mail mijn factuur betalen. Idea(a)l. De factuur gaat vervolgens op de status “openstaand” tot hij betaald wordt.
Checken wie nog moet betalen
Je hebt als freelancer wel eens klanten die “vergeten” te betalen. Of zich niet heel strak aan de betalingstermijn houden. Irritant, zeker. Maar het is jouw taak om te bewaken dat je factuur toch wel tijdig wordt betaald. In Moneybird geef je de betalingstermijn op bij facturen. Is de factuur niet binnen de termijn betaald? Dan gaat ie op status “verlopen” en krijgt een handig rood tintje.
Zo controleer je eenvoudig wie nog moet betalen. Wil je daar actie op ondernemen? Dan selecteer je alle rode facturen en klikt op “herinnering versturen”. Per klant zegt Moneybird meteen of het de eerste (of tigste) herinnering wordt die je gaat versturen.
Ik raad overigens aan bij herhaaldelijke overtreders even een belletje te doen hoe het probleem kan worden opgelost, in plaats van altijd maar herinneringen te sturen. Wel zo handig voor je gemoedsrust, maar ook de samenwerking met je klant.
Bonnetjes en bonnetjes inschieten
Moneybird is er niet alleen voor de uitgaande facturen. Ook inkomende facturen en bonnetjes, eigenlijk alle zakelijke kosten, boek je binnen Moneybird. Nu werk ik samen met een boekhouder, aanrader trouwens, dus bonnetjes zet ik op de foto en mail ik naar mijn eigen Moneybird-mailadres. Vervolgens komt ie in mijn inkomende kosten terecht en kan mijn boekhouder de bon goed inboeken.
Hetzelfde doe je met facturen van je opdrachtgevers en bedrijven waar je van inkoopt. De facturen stuur je door naar je Moneybird-inbox en verwerk je daarna binnen Moneybird.
BTW berekenen
Als ondernemer betaal je btw. Ik doe dat elk kwartaal. Jij als freelancer of ondernemer waarschijnlijk ook, al kan dit ook elke maand tegenwoordig, als je dat makkelijker vindt. Boek je alle inkomende facturen, bonnetjes en uitgaande facturen netjes in binnen Moneybird, dan berekent de tool automatisch de btw die je nog moet betalen.
Moneybird is zo slim tegenwoordig, dat je zelfs de btw vanuit de software zelf kunt betalen. Wel zo handig.
Inkomstenbelasting berekenen
Eens per jaar bereken je je inkomstenbelasting. Ik hoop dat je als zzp’er flink veel belasting mag betalen. Dan doe je iets goed namelijk. Maar zorg wel dat je dan alles goed doorrekent, een foutje is zo gemaakt. Ook hier helpt Moneybird bij. Als je alles netjes inboekt, krijg je netjes een overzicht van de inkomstenbelasting.
Voor het opstellen van de inkomstenbelasting rekent een boekhouder toch al snel €750 – €2.500. Als je alles netjes bijhoudt in je boekhoudprogramma Moneybird, heb je dus minder werk en praktisch geen kosten voor het opstellen van je inkomstenbelasting.
Wil je zelf Moneybird 120 i.p.v. 60 dagen gratis proberen? Gebruik deze link: Moneybird.
Wat maakt een goed boekhoudprogramma?
Wat maakt eigenlijk een goed boekhoudprogramma. En zit er verschil tussen wat een boekhoudprograma moet zijn voor zzp’ers, solopreneurs of grotere ondernemingen?
Dat laatste sowieso. Maar Moneybird lijkt een heel goed allround programma te zijn. Zowel voor freelancers als wat grotere ondernemingen. Ik leg even uit wat voor mij belangrijk is in een boekhoudprogramma en hoe goed Moneybird scoort op deze punten
Gemak
Allereerst moet elke tool die ik gebruik makkelijk in gebruik zijn. Ik haat software met handleidingen, traagheid of bugs. Bij Moneybird heb ik nog niet een probleem met elk van deze punten gehad. De tool spreekt voor zich en werkt intuïtief. Volgens mij heb ik zelfs hun support in 10 jaar niet nodig gehad.
Koppelingen
Wat ik graag wil is dat er een koppeling is met mijn bank. Zo worden facturen en bonnetjes automatisch gematcht wanneer dit lukt. Lukt dit niet, bijvoorbeeld omdat ik een slechte foto van een tankbon upload, dan matcht mijn boekhouder deze handmatig.
Webbased
Voor al mijn software geldt: ik wil overal ter wereld kunnen inloggen op welk apparaat dan ook. Als freelancer zit ik nog wel eens op workation ergens, of faalt er een laptop. Dan wil ik niet stress hebben van software dat ik niet kan gebruiken. Met Moneybird kun je werken als je internettoegang hebt en een browser.
Toegang voor derden
Omdat ik werk met een boekhouder, moet deze partij met bepaalde rechten toegang hebben tot mijn boekhouding. Dat faciliteert Moneybird. Ik heb jaren geleden ook specifiek gezocht naar een boekhouder die in Moneybird werkte. Wat je niet wilt is een boekhouder die met een eigen matig softwarepakket werkt, waar jij dan ook in moet werken. Draai de rollen om en laat je boekhouder in jouw software werken.
Overzicht
Ik ben niet altijd de meest overzichtelijke ondernemer. Het is daarom belangrijk dat de tools waarmee ik werk dit overzicht creëren of bewaken. Moneybird doet dat. Als alles netjes actueel is bijgewerkt, zie ik meteen wie nog moet betalen en wat mijn financiële voorspelling is, ofwel hoeveel klanten mij nog gaan betalen in de komende dagen of weken.
Lage kosten
Het is onnodig om als zzp’er een tool te hebben van €50+ voor je boekhouding. Dat betekent dat de software veel te uitgebreid is, of gewoon te duur geprijsd is. In Moneybird kun je alles doen wat je nodig hebt voor je freelance-business en je betaalt niet een vermogen.
Samenvattend
Ik ben dus fan van Moneybird.
Waarom ik fan ben?
- Voordeel: werken met een boekhouder
- Voordeel: snel facturen sturen
- Voordeel: bankkoppelingen
- Voordeel: lage kosten
- Voordeel: overzicht
- Voordeel: gemak
Of jij ook fan zult zijn? Dit ontdek je via deze link, waarmee je 120 dagen gratis gebruik maakt van de tool: ontdek Moneybird.
